TaxEdit rozlišuje a různě používá přístupové údaje dvou druhů osob pověřených/oprávněných nebo spisové služby k připojení k datové schránce - způsob připojení Plný přístup a připojení Osoba s omezenými právy.
Na systém datových schránek je možné se z určitým zjednodušením dívat jako na zaručený systém elektronické pošty. Existují zde odesílatelé a adresáti každý se svou adresou - identifikátorem datové schránky, existuje pojem zpráva, příloha zprávy, lze zjišťovat časy odeslání a doručení zpráv.
U elektronické pošty jsme ale zvyklí na odlišný čas okamžiku, kdy se o nám zaslané zprávě dozvíme a čas, kdy zprávu zpracujeme/přečteme - tehdy teprve poštovní klient odesílá případné potvrzení o přečtení zprávy.
V systému ISDS je ale zpráva běžně doručena v okamžiku přihlášení pověřené osoby k datové schránce. Tedy když se osoba oprávněná k přístupu ke schránce, tedy adresát nebo zástupce adresáta přihlásí k ISDS a uvidí prostý seznam zpráv ve schránce, je již každá zpráva doručena se všemi právními důsledky především na lhůty.
Aby bylo možné oddělit čas, kdy zjistíme, že nám například OVM zaslal zprávu od okamžiku, kdy bude tato zpráva doručena, potřebovali bychom se do datové schránky podívat tak, aby nedošlo k přihlášení dle §17 odst. 3. To ale není možné ani z webového rozhraní, ani pomocí SOAP služeb třetích aplikací nebo spisových služeb.
Jediná možnost je, že se do schránky přihlásí osoba, která nemá právo zprávy přijmout. Takové omezení práv systém ISDS naštěstí zná.
Pro komfortní způsob práce s datovou schránkou je vhodné zřídit ke schránce přístup další osobě tentokrát s omezenými právy. Právně musí jít vždy o skutečnou fyzickou osobu odlišnou od osoby, která má ke schránce přístup plný. TaxEdit pak přístupové údaje této omezeně oprávněné osoby použije pro bezpečný přístup do datové schránky. Bezpečný ve smyslu toho, že přečtení obsahu schránky nezpůsobí doručení zpráv dle §17 odst. 3.
Zda bude takováto osoba s omezenými právy ve skutečnosti zaměstnanec, asistent/ka, manžel/ka skutečně oprávněné osoby či zcela jiná osoba je lhostejné, můžeme ji pracovně nazvat třeba čtenář, nebo veseleji i bílý kůň.
|
|
Běžný uživatel |
Bílý kůň/Kukátko |
|
Na www.mojedatovaschranka.cz se oprávnění jmenuje: |
Připojení Plný přístup se použije pro práci online, pro stahování zpráv a jejich odesílání |
Osoba s omezenými právy se použije pro načítání obsahu schránky, aniž by bylo způsobeno doručení dodaných DZ |
Druh oprávnění: |
|
Běžný uživatel |
Bílý kůň/Kukátko právo mít |
Spravovat datovou schránku - všechna nastavení, včetně správy oprávněných osob ap. |
|
Ano |
Může |
Stahovat a číst došlé datové zprávy (DZ) |
Číst zprávy |
Ano |
NESMÍ |
Stahovat a číst došlé datové zprávy určené do vlastních rukou |
Číst zprávy do vlastních rukou |
Ano |
NESMÍ |
Vytvářet a odesílat zprávy, stahovat odeslané DZ. |
Posílat zprávy a číst odeslané |
Ano |
Může, ale není to vhodné |
Stahovat seznamy DZ, dodejky a doručenky. |
Zobrazovat seznamy, historii a doručenky |
Ano |
MUSÍ |
Vyhledávat datové schránky |
Vyhledávat schránky |
Ano |
Nemusí, ale MĚL BY |
Čtení zpráv v Datovém trezoru*(komerční služba České pošty) |
Mazat zprávy v trezoru |
Ano |
Může* |
Mazání zpráv v Datovém trezoru |
|
Ano |
nemá význam* |
* Datový trezor je nadstavbová placená komerční služba České pošty, kterou by v zásadě uživatel TaxEditu nemusel potřebovat. Pokud ale je k datové schránce placený Datový trezor zřízen, TaxEdit bude zobrazovat a rozlišovat i zprávy v něm uložené. Právo oprávněné osoby čtení zpráv v Datovém trezoru umožní, aby TaxEdit tyto zprávy uložil i lokálně. Právo mazat zprávy v DT nemá pro nás význam, protože k mazání zpráv neexistuje mimo webové rozhraní žádný mechanismus.
Správa uživatelů datové schránky se provádí vždy na webovém rohraní OSDS, tedy na adrese www.mojedatovaschranka.cz.
Po přihlášení do rozhraní datových schránek použijte odkaz Nastavení (vpravo nahoře pod jménem přihlášeného uživatele).
V levém sloupci vyberete akci Uživatelé. Pak můžete již existujícím uživatelům měnit oprávnění (tlačítkem Změna práv) a případně na začátku seznamu uživatelů použít funkci + Nový uživatel.
V údajích nového uživatele vyplníte všechny požadované údaje skutečné existující osoby, které bude poté do vlastních rukou doručena obálka s prvotními přístupovými údaji.
Podstatné je správné nastavení oprávnění ze seznamu níže. Pokud chcete pověřenou osobu použít jako kukátko/bílého koně, doporučujeme zatrhnout jen oprávnění "Zobrazovat seznamy a dodejky" a "Vyhledávat schránky". (Pověřená osoba může mít i právo Posílat zprávy a číst odeslané, i tak je možné ji použít pro režim činnosti "Pouze číst". Toto záleží jen na zamýšlené organizaci práce ve Vašem týmu.)
Poté co nová pověřená osoba obdrží přístupové kódy, je nutné provést první přihlášení na webu www.mojedatovaschranka.cz a volba nového hesla. Zároveň doporučujeme nastavit neomezenou dobu platnosti hesla - vypnout expiraci. Pro účely nahlížení do schránky je expirace po měsíci zbytečná.